【スムーズな会議の進め方のポイント】初めての司会でも大丈夫！！

社会人にとって避けて通ることのできない会議、社会人になりたての頃は出席するだけだったけれど、ある程度仕事を任されるようになってくると、司会を任されることもありますよね。

突然上司から司会を任されたとなると認められて嬉しい反面、困ってしまう人も多いのではないでしょうか。司会なんて初めで緊張もするし、いきなり先輩方のように会議をスムーズに進めていく自信がない…と思いがちですが、コツさえつかめば案外上手に会議を進めていけるものです。

そこで今回は、初めて司会を任された人に向けて、スムーズな会議の進め方のポイントについてお伝えしていきます。

会議の進め方で押さえておきたい基本の挨拶

会議の司会の役割は、議論が脱線しないようにコントロールすることが最も大事ですが、会議冒頭にしっかり挨拶をすることで、その場が引き締まり会議の主導権が握りやすくなります。その後の会議をスムーズに進めるための第一歩として、最初にピシッと挨拶を決めましょう。

最初の司会者の挨拶をするにあたって、２つのポイントを押さえておけば安心です。

最初のポイントは、手短に終わらせることです。司会者が最初から長々としゃべっていてはその後の会議の時間が短くなるばかりか、場もだらけた雰囲気になってしまいます。

社内会議であれば、「定刻になったのでこれから会議を始めます」ということと「今回の会議の司会進行を担当する○○です、よろしくお願いします」という軽い自己紹介をするだけで十分です。

社外の人も出席するような会議であれば、その人たちに向けて感謝の気持ちを伝える言葉を付け加えましょう。雨の日なら、「お足下の悪い中参加いただきましてありがとうございます」や、夏の暑い日であれば「お暑い中ご参加いただきまして…」など天気や季節にからめると言いやすいと思います。

そして２つ目のポイントは、今回の会議の時間と、大まかでいいので各議題の大体の時間配分を伝えておくことです。

最初に時間配分を伝えておくことで、仮に参加者のうちの一人が長々と演説のように話してしまって困った、という状況でも「すみません、もっとお話をお伺いしたいのですが、あいにく時間も迫っておりますので…」と演説をストップさせやすくなります。

発言者の方も、最初に予定時間を告げられているので、話の途中にストップをかけられることに対して納得しやすくなるでしょう。

会議では、一人の参加者が長々としゃべるよりも、参加者全員が発言することが大事です。また、みんな忙しい時間を割いて会議に参加しているわけですから、予定時間内で終わらせることも大切です。

最初に予定時間を確認して、時間厳守で終わらせることを参加者みんなで共有しましょう。

実際に会議を進めていくとなると、時間がオーバーしてしまったり、話が脱線してしまったりと、トラブルはつきものですよね。どうしようもないトラブルもあるでしょうが、できれば最小限にとどめたいもの…。そこで、スムーズに会議を進められる３つのコツについてお伝えしていきます。

まず１つ目のコツは、アジェンダの作成と参加者への配布を事前に済ませておくことです。

スムーズな会議進行のためには、やはり事前準備は欠かせません。いわゆるアジェンダと呼ばれる、会議の日時や話し合う議題、タイムスケジュールなどをまとめた書類を作って、会議前日の午前中に参加者全員に配布しておきましょう。

アジェンダに記載する内容は、会議の日時、司会者や議事録作成者などの氏名、議題とそれぞれの議題をどのくらいの時間話し合うのか詳細が分かるタイムスケジュールが必須項目です。あとは、それぞれの会議によってこれは書いておいた方がいいな、と思うことを適宜記載するようにしましょう。

アジェンダを配布するタイミングについては、会議の１週間前などあまり早すぎるタイミングだと、参加者が読んでも会議当日までに内容を忘れてしまったり失くしてしまったりする可能性があります。

また、あまりにも会議直前すぎるとアジェンダに目を通す時間がないかもしれません。会議前日の午前中までに配布するぐらいのタイミングがちょうどいいでしょう。

次に２つ目のコツは、時間の管理はタイムキーパーに任せることです。特に初めての司会だと、有意義な会議をスムーズに進めなくては！というプレッシャーや緊張から、気が付いたら思ったよりも大幅に時間が過ぎていた…ということもあり得るでしょう。

会議をうまく進めつつ時間も同時に気にすることは、実際にやってみるとなかなか難しいことです。そこで、思い切って時間の管理は、だれか他の人に任せてしまうのもおすすめです。事前に誰かにタイムキーパーの役目をお願いしておきましょう。

時間の管理を誰かに任せることによって、会議のスムーズな進行だけに集中することができます。さらに、何時になったらどういう合図をしてもらうのかを事前に打ち合わせしておくことも大事です。

そして３つ目のコツは、みんなの発言を肯定的に聞いている、という姿勢を示すことです。

具体的に言うと、なるべく口角を上げて話を聞いたり、発言者の方を見て話の要所要所でうなずいたり、といったことです。参加者全員の意見を肯定的に聞いている、というアピールをすることで、誰もが発言しやすくなり、会議の雰囲気は自然と良くなるでしょう。

司会者の役割として大事だけれど案外忘れがちなのが、会議の雰囲気づくり。参加者の誰もが発言しやすい雰囲気をつくることも司会者の大切な役割の一つですが、具体的にどうやったらいいのか分からない、という人にはおすすめの方法です。

司会者として会議をスムーズにすすめるためのコツなどをお伝えしてきましたが、参考になったでしょうか。

会議の司会が上手な先輩などを見ると、あの人は司会の才能があるんだろうけど、自分はちょっと苦手だな…と思ってしまいがちですが、ちょっとしたコツと場数を踏んでいくことで、誰でもそつなく司会をこなしていけるようになるはずです。

ぜひ、これらのコツをふまえてスムーズに会議を進行させて、先輩方をあっと言わせてみてくださいね。